How to Read a Machine's Nameplate Before Requesting a Quote

How to Read a Machine's Nameplate Before Requesting a Quote – How to Read a Tool Nameplate It is important to understand this before requesting a quote for a unit, spare part, attachment, or replacement component. The nameplate may include the model, serial number, type, capacity, power, voltage, year of manufacture, and even engine specifications. However, the layout and terminology used may vary from one manufacturer to another.

A single mistake in reading a code can lead to the search pointing to the wrong model, an incorrect technical document, or spare parts that are incompatible with the unit. Therefore, each value must be recorded along with its original label. The number next to the text SERIAL NO. It must be recorded as a serial number, not automatically referred to as a part number.

Before reading the code on the plate, make sure you understand it first Differences Between SKU, Part Number, and Serial Number Models to ensure that identities are not mixed up when a quote request is made. In addition to the nameplate photo, you’ll also need to include a photo of the entire unit, a description of the equipment’s function, the location where the code is found, and the specific requirements you’re looking for.

What Is an Equipment Nameplate?

Nameplate adalah label atau pelat identifikasi yang ditempelkan pada alat, mesin, motor, engine, pump, generator, gearbox, control panel, attachment, atau komponen lainnya.

Bentuknya dapat berupa:

• pelat logam;
• stiker industri;
• label cetak;
• engraving;
• laser marking;
• pelat yang dipaku atau dipasang dengan rivet;
• label pada housing, frame, atau panel.

Pelat identifikasi dapat mencantumkan model, serial number, produsen, tanggal produksi, rating, serta data teknis lain. Dokumentasi Caterpillar, misalnya, menjelaskan bahwa identification plate dapat memuat informasi produsen, model, serial number, tanggal produksi, peringatan keselamatan, sertifikasi, dan spesifikasi teknis lainnya. Informasi aktual tetap bergantung pada unit dan produsen yang diperiksa.

Lokasi nameplate juga tidak selalu sama. Nameplate dapat ditemukan pada:

• frame utama;
• housing;
• sisi engine;
• panel kontrol;
• alternator;
• motor listrik;
• pump casing;
• gearbox;
• chassis;
• bagian dalam cover;
• dekat posisi operator.

Satu alat dapat memiliki lebih dari satu plate. Karena itu, jangan langsung menganggap plate pertama yang ditemukan sebagai identitas keseluruhan unit.

Why Is a Nameplate Important Before Requesting a Quote?

Nameplate memberi titik awal untuk mengidentifikasi unit atau komponen. Informasinya dapat membantu tim sales, procurement, teknisi, dan supplier:

• menentukan model unit;
• membedakan satu unit fisik dari unit lain;
• mencari manual atau datasheet;
• menentukan parts catalog yang relevan;
• check the serial range;
• mengidentifikasi engine atau komponen;
• mengurangi risiko salah salin kode;
• menyiapkan klarifikasi teknis;
• menyusun quotation yang lebih relevan.

Serial number pada dasarnya digunakan untuk mengidentifikasi satu instance individual. GS1 menjelaskan bahwa serial number dapat berupa angka atau kombinasi alfanumerik dan ditetapkan kepada satu instance entitas. Dalam sistem identifikasi produk, identitas produk dasar yang digabungkan dengan serial number dapat membedakan satu unit fisik dari unit lainnya.

Namun, nameplate bukan bukti otomatis bahwa:

• unit tersedia;
• spare part tersedia;
• produk masih diproduksi;
• garansi masih berlaku;
• unit dimiliki pihak tertentu;
• suatu part kompatibel;
• spesifikasi pada website berlaku untuk unit tersebut.

Informasi nameplate harus dibandingkan dengan dokumen produsen, parts catalog, manual, atau konfirmasi sumber produk yang relevan.

Information Typically Found on a Nameplate

Tidak semua nameplate memuat elemen yang sama. Gunakan label yang benar-benar tercetak sebagai sumber awal.

Brand or manufacturer

Brand atau manufacturer menunjukkan nama merek atau produsen.

Perhatikan bahwa nama brand komersial dan nama legal produsen dapat berbeda. Jangan mengganti nama yang tertulis tanpa bukti pendukung.

Model

Model menunjukkan tipe, keluarga, atau konfigurasi produk.

Model dapat membedakan:

• capacity;
• size;
• generation;
• power source;
• configuration;
• features;
• application area.

Satu model dapat dimiliki oleh banyak unit, sehingga model biasanya bukan identitas unik satu unit fisik.

Type

TYPE dapat berarti model, tipe teknis, konfigurasi, atau kategori tertentu. Maknanya mengikuti sistem produsen.

Apabila plate menulis:

TYPE: XYZ-10

catat sebagai Type, bukan otomatis diubah menjadi Model.

Serial number

Serial number membedakan satu unit fisik dari unit lainnya dalam sistem penerbit.

Serial number dapat membantu pemeriksaan:

• riwayat unit;
• serial range;
• configuration;
• parts diagram;
• service record;
• dokumen produksi.

Caterpillar juga menggunakan pencarian berdasarkan machine serial number atau model dalam parts reference mereka. Hal ini menunjukkan bahwa serial number dapat membantu mempersempit pencarian parts untuk konfigurasi mesin tertentu, tetapi tidak menjamin semua part langsung kompatibel tanpa pemeriksaan lanjutan.

Machine number

Machine number dapat memiliki arti berbeda menurut produsen.

Kemungkinan penggunaannya:

• nomor unit;
• nomor produksi;
• identitas mesin;
• kode konfigurasi;
• kode internal.

Gunakan status PENDING apabila dokumentasi produsen belum menjelaskan maknanya.

Product number

Product number dapat merujuk pada:

• identitas produk;
• item katalog;
• package;
• configuration;
• produk komersial.

Jangan langsung menyebutnya part number.

Material number

Material number dapat menjadi kode item atau material dalam sistem tertentu. Maknanya harus dibaca berdasarkan dokumen atau sistem penerbit.

Part number

Kode hanya boleh disebut part number apabila label atau sumber menyatakannya sebagai:

• PART NO.;
• PART NUMBER;
• P/N;
• istilah resmi lain dari produsen.

Tidak semua nameplate mencantumkan part number.

Engine model

Engine model menunjukkan model mesin penggerak.

Engine model tidak otomatis sama dengan model alat lengkap.

Engine serial number

Engine serial number mengidentifikasi engine tertentu. Nilainya berbeda dari serial number unit utama.

Year or date of manufacture

Tanggal produksi dapat ditulis sebagai:

• year;
• bulan dan tahun;
• production date;
• date of manufacture;
• kode produksi.

Jangan menebak arti kode tahun apabila tidak ada keterangan.

Power

Daya dapat menggunakan satuan:

• kW;
• HP;
• W.

Catat satuan dan nilai persis seperti plate. Jangan melakukan konversi apabila tidak dibutuhkan.

Voltage

Tegangan biasanya menggunakan:

• V;
• volt.

Frequency

Frekuensi umumnya dicatat dalam:

• Hz.

Current

Arus dapat ditulis dalam:

• A;
• ampere.

Phase

Example:

• single phase;
• three phase;
• 1 PH;
• 3 PH.

Speed

Kecepatan dapat dicantumkan dalam:

• rpm;
• min⁻¹.

Capacity

Kapasitas dapat merujuk pada:

• debit;
• pressure;
• beban;
• volume;
• output;
• lifting capacity;
• parameter lain.

Jangan mengambil angka kapasitas tanpa memahami label dan satuannya.

Weight

Nameplate dapat mencantumkan:

• net weight;
• gross weight;
• operating weight;
• machine weight.

Keempat istilah tersebut tidak otomatis setara.

Standard or certification marking

Logo atau marking standar perlu dibaca secara hati-hati. Keberadaan marking tidak otomatis membuktikan bahwa seluruh produk memenuhi setiap requirement tender. Periksa dokumen sertifikat, cakupan, model, versi, dan masa berlakunya.

Nameplate Information Table

Label pada nameplate	Makna umum	Contoh format fiktif	Cara memeriksa	Risk of misreading
Manufacturer	Nama produsen	Contoh Manufacturer	Cocokkan dengan manual	Dianggap sebagai nama model
Model	Tipe produk	ABC-100	Cocokkan dengan datasheet	Tertukar dengan serial number
Type	Tipe atau konfigurasi	TYPE-X1	Periksa istilah produsen	Otomatis dianggap model
Serial No.	Identitas unit fisik	SN000123	Cocokkan dengan plate dan dokumen unit	Dianggap part number
Machine No.	Bergantung sistem produsen	MN-00123	Periksa manual atau vendor	Dianggap serial number
Product No.	Identitas produk tertentu	PROD-001	Periksa katalog	Dianggap part number
Part No.	Identitas komponen atau item	PN-1001	Periksa parts catalog	Digunakan untuk unit lain
Voltage	Tegangan kerja	380 V	Catat nilai dan satuan	Angka dianggap model
Frequency	Frequency	50 Hz	Periksa sumber tenaga	Satuan hilang
Power	Power	7,5 kW	Bandingkan dengan manual	kW tertukar HP
Weight	Jenis berat tertentu	500 kg	Periksa label berat	Net dan operating weight tercampur

Seluruh kode pada tabel merupakan contoh fiktif, bukan data produk nyata.

Step-by-Step Guide to Reading Equipment Nameplates

1. Identify the object being examined

Pastikan apakah nameplate berasal dari:

• complete unit;
• engine;
• motor;
• pump;
• alternator;
• gearbox;
• control panel;
• attachment;
• spare part.

2. Take a photo of the entire device

Foto keseluruhan membantu menunjukkan:

• jenis unit;
• bentuk;
• configuration;
• attachment;
• posisi plate;
• lokasi komponen.

3. Locate the main plate

Cari pelat yang menampilkan manufacturer, model, atau serial number unit utama.

4. Find the component plate

Periksa apakah tersedia plate terpisah pada:

• engine;
• motor;
• alternator;
• pump;
• gearbox;
• attachment.

5. Take a photo from the same angle

Posisikan kamera sejajar dengan permukaan plate agar karakter tidak berubah bentuk karena perspektif.

6. Make sure there is enough lighting

Gunakan pencahayaan lembut dari samping. Hindari flash langsung yang menimbulkan pantulan.

7. Clean safely

Bersihkan debu atau minyak menggunakan metode yang tidak merusak tulisan atau permukaan plate.

8. Record the labels and their values

Jangan hanya menyalin kode. Catat dengan format:

MODEL: ABC-100
SERIAL NO.: SN000123

9. Keep the original format

Jangan menghilangkan:

• hyphen;
• slash;
• prefix;
• suffix;
• space;
• titik;
• huruf.

10. Note the unit

Nilai 7.5 tanpa satuan belum cukup. Tulis 7.5 kW apabila memang itu yang tercetak.

11. Don’t make assumptions about a character

Gunakan:

ABC-1?3

apabila satu karakter belum terbaca.

12. Check supporting sources

Bandingkan dengan:

• datasheet;
• manual;
• parts catalog;
• service manual;
• invoice sebagai pendukung;
• dokumen unit;
• konfirmasi produsen atau vendor.

13. Record conflicts

Apabila model pada nameplate berbeda dari invoice, jangan memilih salah satu secara diam-diam.

Gunakan:

Status: CONFLICT

Lalu catat sumber A, sumber B, dampak, dan bukti tambahan yang diperlukan.

Example of Nameplate Documentation

Label asli	Nilai yang terlihat	Interpretation	Status	Sumber pendukung	Notes
MODEL	ABC-100	Model unit	VERIFIED	Datasheet fiktif	Contoh ilustrasi
SERIAL NO.	SN000123	Serial unit utama	VERIFIED	Nameplate	Contoh ilustrasi
TYPE	X-01	Tipe produk	CONDITIONAL	Manual diperlukan	Jangan otomatis disebut model
MACHINE NO.	MN-001	Machine number	PENDING	Konfirmasi produsen	Arti belum terbukti
VOLTAGE	380 V	Voltage	VERIFIED	Nameplate	Catat satuan
POWER	7.5 kW	Power	VERIFIED	Nameplate	Bukan identitas produk

Data tersebut hanya contoh fiktif dan tidak boleh digunakan sebagai spesifikasi produk nyata.

Differences in Model, Serial Number, and Other Codes on the Nameplate

Model menunjukkan tipe produk. Serial number menunjukkan unit individual. Part number menunjukkan komponen atau item tertentu. SKU biasanya merupakan kode internal pada sistem perusahaan atau supplier.

Karena fungsi setiap kode berbeda:

• model tidak boleh digunakan sebagai part number;
• serial number bukan kode spare part;
• SKU supplier belum tentu dikenal produsen;
• machine number belum tentu serial number;
• engine serial berbeda dari serial unit utama;
• material number belum tentu part number.

Pemahaman ini penting ketika nameplate digunakan untuk menyusun Technical Specifications for Equipment for a Tender. Data pada plate membantu mengidentifikasi unit, tetapi tidak otomatis menggantikan datasheet, requirement, compliance matrix, atau dokumen teknis lengkap.

Distinguish Between the Main Plate and the Component Plate

Satu alat dapat mempunyai beberapa nameplate.

Jenis plate	Data yang mungkin tersedia	Tidak boleh langsung dianggap
Plate unit utama	Model unit, serial unit, berat, tanggal produksi	Data engine lengkap
Plate engine	Engine model, engine serial, rating engine	Model alat lengkap
Plate motor	Model motor, voltage, phase, power, frequency	Kapasitas seluruh mesin
Plate alternator	Rating alternator, voltage, frequency	Output genset final tanpa konteks
Plate pump	Model pump, flow, head, serial	Model package lengkap
Plate gearbox	Ratio, model, serial	Model mesin utama
Plate attachment	Model atau serial attachment	Serial unit pembawa

Dokumentasi Caterpillar juga menunjukkan bahwa pelat pada subsistem tertentu, seperti transmission plate, dapat memuat model, build, dan serial number khusus komponen tersebut. Artinya, identitas komponen tidak boleh dicampur dengan identitas unit utama.

How to Take a Photo of a Nameplate So It’s Easy to Read

Gunakan panduan berikut:

• pilih resolusi tinggi;
• foto seluruh plate;
• ambil close-up untuk tulisan kecil;
• posisikan kamera sejajar;
• hindari jari menutupi kode;
• hindari flash langsung;
• gunakan pencahayaan dari samping;
• ambil lebih dari satu sudut;
• jangan gunakan filter;
• jangan mengubah kode melalui editor;
• sertakan foto lokasi plate;
• sertakan foto keseluruhan unit.

Kondisi foto	Dampak	Repairs
Buram	Karakter sulit dibedakan	Stabilkan kamera dan fokus ulang
Gelap	Tulisan hilang	Tambahkan pencahayaan lembut
Terkena pantulan	Sebagian data tertutup cahaya	Ubah sudut kamera atau lampu
Terpotong	Label atau kode hilang	Ambil seluruh plate
Miring	Bentuk karakter berubah	Foto sejajar
Terlalu jauh	Tulisan terlalu kecil	Tambahkan close-up
Tertutup kotoran	Karakter tidak terlihat	Bersihkan secara aman
Karakter aus	Identitas tidak pasti	Ambil beberapa sudut dan cari dokumen pendukung

What Should You Do If the Nameplate Is Unreadable?

Faded or dark nameplate

Ambil ulang gambar menggunakan cahaya dan sudut berbeda.

Dirty nameplate

Bersihkan secara aman tanpa mengikis tulisan atau cat.

Nameplate made of

Catat hanya karakter yang terlihat pasti.

Example:

MODEL: AB?-100

Damaged nameplate

Check:

• manual;
• invoice;
• service record;
• parts catalog;
• engraving pada frame;
• engine plate;
• plate komponen lain;
• dokumen pembelian.

The nameplate is missing

Jangan membuat pengganti berdasarkan tebakan. Gunakan foto unit, dokumen, konfigurasi, komponen, dan bukti lain untuk mempersempit identifikasi.

Data from several different sources

Gunakan status CONFLICT.

Example:

Source	Nilai
Nameplate	ABC-100
Invoice	ABC-100A

Jangan memilih nilai final sampai perbedaannya diklarifikasi.

Common Mistakes When Reading a Nameplate

1. Menganggap semua kode sebagai part number.
2. Menganggap serial number sebagai model.
3. Menggabungkan serial unit dan engine serial.
4. Menghilangkan suffix model.
5. Salah membaca angka 0 dan huruf O.
6. Salah membaca angka 1 dan huruf I.
7. Menghapus tanda hubung.
8. Menggunakan kode invoice tanpa memeriksa nama kolom.
9. Menggunakan foto plate yang terpotong.
10. Mengambil data plate motor sebagai data mesin lengkap.
11. Menganggap tahun produksi sebagai serial number.
12. Menganggap voltage sebagai model.
13. Menggunakan nama file foto sebagai identitas.
14. Menebak karakter yang aus.
15. Tidak memeriksa manual atau katalog.
16. Menganggap nameplate membuktikan stok.
17. Menganggap nameplate membuktikan ownership.
18. Menganggap model serupa pasti kompatibel.

Additional Data to Be Submitted

Foto nameplate saja belum selalu cukup. Lengkapi dengan RFQ Checklist for Construction Equipment agar kebutuhan fungsi, aplikasi, jumlah, kondisi, lokasi, dan target waktu dapat diperiksa.

Information	Wajib atau disarankan	Reason
Brand	Highly recommended	Menentukan produsen
Model	Highly recommended	Mengidentifikasi tipe
Serial number	Highly recommended	Memeriksa unit dan serial range
Type	Disarankan	Menjaga label sumber
Machine number	Disarankan jika ada	Membantu klarifikasi
Engine model	Wajib untuk kebutuhan engine	Membedakan mesin penggerak
Engine serial	Highly recommended	Memeriksa konfigurasi engine
Foto nameplate	Highly recommended	Bukti visual identitas
Foto keseluruhan unit	Highly recommended	Konteks konfigurasi
Foto komponen	Wajib untuk spare part	Menunjukkan bentuk dan posisi
Function of the device	Required	Menentukan kebutuhan
Fungsi part	Wajib untuk spare part	Mengarahkan pencarian
Posisi part	Highly recommended	Membantu parts diagram
Total	Required	Menyusun quotation
Ukuran	Disarankan	Membantu cross-check
Conditions	Required	Memisahkan lingkup kebutuhan
Application	Highly recommended	Memeriksa fungsi
Location	To be confirmed	Dasar logistik
Manual atau parts catalog	Disarankan	Bukti teknis
Part number lama	Highly recommended	Membantu pencarian
Tender Requirements	Wajib bila terkait tender	Dasar compliance
PIC teknis	Required	Mempermudah klarifikasi

Jika nameplate digunakan dalam dokumen pengadaan, selaraskan datanya dengan Checklist of Construction Equipment Bid Documents agar model, jumlah, spesifikasi, datasheet, dan surat pendukung tidak saling bertentangan.

Ready-to-Copy Checklist

CHECKLIST DATA NAMEPLATE ALAT

Jenis alat:
Brand:
Manufacturer:
Model:
Type:
Serial number:
Machine number:
Product number:
Material number:
Part number:
Engine model:
Engine serial number:
Frame/chassis number:
Tahun produksi:
Voltage:
Frequency:
Phase:
Current:
Power:
Speed:
Capacity:
Pressure:
Weight:
Kode lain:
Label asli kode:
Satuan:
Foto unit lengkap:
Foto lokasi nameplate:
Foto nameplate penuh:
Foto close-up:
Foto engine plate:
Foto component plate:
Manual:
Datasheet:
Parts catalog:
Fungsi alat:
Fungsi komponen:
Jumlah kebutuhan:
Kondisi:
Aplikasi:
Lokasi:
Target kebutuhan:
PIC teknis:
Karakter yang tidak terbaca:
Catatan:

FAQ

What is an equipment nameplate?

Nameplate adalah pelat atau label identifikasi yang dapat memuat produsen, model, serial number, rating, kapasitas, dan data teknis lain.

Where are nameplates usually found?

Lokasinya bergantung pada produsen dan jenis alat. Nameplate dapat berada pada frame, housing, engine, motor, panel, gearbox, atau komponen lain.

Are all the codes on the nameplate part numbers?

Tidak. Nameplate dapat berisi model, serial number, type, machine number, engine number, rating, atau kode lainnya.

What is the difference between a model number and a serial number?

Model menunjukkan tipe atau konfigurasi produk. Serial number membedakan satu unit fisik dari unit lain.

Apa perbedaan serial unit dan engine serial?

Serial unit mengidentifikasi alat utama, sedangkan engine serial mengidentifikasi mesin penggeraknya.

Apakah nameplate cukup untuk mencari spare part?

Belum tentu. Parts catalog, serial range, model unit, posisi part, dan dokumen produsen mungkin tetap dibutuhkan.

Bagaimana jika nameplate sudah aus?

Ambil foto dari beberapa sudut, gunakan pencahayaan berbeda, dan catat hanya karakter yang dapat dibuktikan.

Bagaimana memotret nameplate yang benar?

Foto secara sejajar, terang, tajam, tidak terpotong, tanpa pantulan, serta sertakan close-up dan foto unit lengkap.

Apakah nomor pada invoice sama dengan kode nameplate?

Belum tentu. Invoice dapat menggunakan SKU internal supplier atau kode komersial lainnya.

Apa arti suffix pada model?

Suffix dapat menunjukkan konfigurasi, revision, region, kapasitas, atau fitur. Artinya harus diperiksa pada dokumentasi produsen.

Apakah tahun produksi selalu tertulis?

Tidak. Sebagian nameplate mencantumkan tanggal produksi, sedangkan sebagian lainnya menggunakan kode atau tidak menampilkannya.

Bagaimana jika datasheet dan nameplate berbeda?

Catat kedua nilai, sumber, model, dan versinya. Gunakan status CONFLICT sampai ada konfirmasi.

Apakah nameplate membuktikan unit tersedia?

Tidak. Nameplate hanya menjadi bukti identifikasi unit atau komponen yang difoto, bukan bukti stok atau availability saat ini.

Why are photos of the complete unit still required?

Foto unit lengkap memberi konteks mengenai jenis alat, konfigurasi, attachment, dan posisi nameplate.

Conclusion

How to Read a Tool Nameplate yang benar dimulai dengan mengenali objek, mencari plate utama dan plate komponen, memotret seluruh label secara tajam, lalu mencatat setiap kode bersama label dan satuannya.

Jangan menganggap semua kode sebagai part number. Pisahkan model, serial number, machine number, engine number, material number, dan data rating. Apabila karakter tidak terbaca atau sumber bertentangan, gunakan status PENDING or CONFLICT.

Belum yakin cara membaca nameplate alat atau arti kode yang tercantum? Kirimkan foto unit lengkap, foto nameplate yang tajam, label setiap kode, fungsi alat, serta kebutuhan Anda melalui Consultation on Construction Equipment Needs agar identitasnya dapat diperiksa sebelum permintaan penawaran diproses.

Identitas, kecocokan produk, harga, stok, dan ketersediaan tetap perlu dikonfirmasi berdasarkan dokumen produsen dan sumber produk yang relevan.